Estamos en un momento clave, en un probable cambio de paradigmas en cuanto al trabajo. Remoto, presencial, aún tenemos que hacer llamadas y enviar correos a diario, para acordar, para comunicar… Van aquí algunos consejos sobre cómo humanizarlos y ser considerados con el receptor (y con toda la organización y la sociedad, de paso).
Elegir el medio menos disruptivo
¿Cómo puedo cuidar mejor el tiempo del receptor? ¿Es más largo y necesitamos realmente tener trazabilidad? Correo electrónico.
¿Se resuelve con un corto diálogo? Tal vez levantarme e ir hasta su escritorio podría resolverlo. O un chat.
¿Necesito un poco más de tiempo y es algo más complejo? Un llamado nos puede ayudar. 5 intensos minutos pueden ahorrar horas de intercambios.
Consideración con la hora
Sí, el home-office ha llegado para quedarse. Pero es importante reconocer los límites lógicos de los equipos y horarios de todos, para saber claramente cómo comunicarnos efectivamente. ¿Es realmente necesario un llamado a última hora del viernes? ¿O podemos enviarlo por mail y la próxima semana lo vemos?
Puede que hayamos recibido un correo fuera de hora, pero tal vez podamos redactarlo cuando nos sea más cómodo, y enviarlo en horarios lógicos hace que todos aprendamos de a poco a mantener una cultura más considerada.
Revisión de quién realmente necesita estar en la comunicación
En los correos, evitar agregar a personas que no sean indispensables, y en lo posible, usar copia oculta (BCC) para que las respuestas no lleguen a todos si no hace falta. Dejar claro quién es el receptor en el encabezado: “Estimado Equipo” o “Sres. Perez y Sra. Rodríguez” ayuda a mantener el foco de lo que se quiere decir.
En las reuniones, tanto virtuales como presenciales, considerar realmente quién es el receptor adecuado y absolutamente necesario facilita la comunicación y acorta los tiempos.
Acortando distancias con un lenguaje distendido
Venimos de eras en que ser formal era lo esperado. Eso aumentaba distancias que no necesariamente sumaban. Es un buen momento para achicarlas, para acercarnos al otro y transmitirle sin tantos rodeos y complejidades. Al fin y al cabo, queremos un equipo sólido, un negocio para todos, una comunicación fluida.
Uso de automatizaciones cuando sea posible
Existen en la actualidad numerosas aplicaciones o “complementos” para correos y sistemas CRM que nos permiten agendar envíos de correos o elegir horarios de los participantes de reuniones.
Revisar el SPAM
Al menos de tanto en tanto, catalogar correctamente lo que nos llega nos podría salvar de un imprevisto. ¿Tal vez clasificaron un correo realmente importante como SPAM?, o ¿tal vez puedo desuscribirme para no recibir más estas noticias que ya no me interesan? Muchas veces es sólo un momento que a largo plazo nos podría simplificar mucho.
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