Tomémonos un tiempo para pensar cómo ordenar el acceso a la información en épocas de trabajo remoto, sea desde casa o cualquier espacio que no sea la oficina. Se vuelve clave, día a día, comprender el alcance de nuestras acciones en cada lugar y ambiente en el que estamos, tanto para los directivos y gerencia como para todas las partes de la organización. Compartiremos aquí algunas características fundamentales a tener en cuenta.
Qué podemos ganar y mejorar
Tiempo
No desplazarnos todos los días a otro lugar para desarrollar nuestras tareas nos permite ahorrar nuestro más preciado bien: tiempo. Lo que además deja lugar al ahorro de energías para afrontar nuestras tareas con más predisposición y recursos.
Productividad
Con las herramientas de gestión adecuadas (como trello, asana, etc.) sean corporativas o personales, nuestra productividad podría verse incrementada si sabemos gestionarla. Tener claras las prioridades, la agenda personal y del equipo de trabajo, nos pueden permitir compensar la lejanía y separación física con aumentos notables de productividad.
Reducción de Costos
Desde la reducción de insumos hasta la de infraestructura necesaria (que ya no lo es tanto ante la falta de presencia física), podemos aprovechar la reducción de costos para solventar posibles mermas en la facturación, o invertir en ecapacitación remota de los equipos.
Qué podríamos perder
Sin las herramientas adecuadas, sin una mentalidad de constante revisión de cómo se siente cada integrante y sin un equipo gerencial que se movilice por el bienestar del equipo, podríamos perder varios de los siguientes aspectos de nuestra labor.
Privacidad
Necesitamos un espacio simple, ordenado pero creativo en el que podamos concentrarnos para no perder lo que el siguiente punto nos amplía.
Foco
Cuestiones domésticas pueden interrumpir nuestra jornada, pero depende de nosotros gestionar la capacidad de volver rápidamente a enfocarnos en nuestras tareas pendientes, para mantener nuestra sensación de cumplimiento.
Integridad y seguridad de la información
Routers y firewalls nos protegen en la oficina, pero ¿Cómo proteger la información remotamente? Una opción muy utilizada en estos tiempos han sido las VPN (Red Privada Virtual). De esta manera el tráfico entre mi lugar actual y el servidor al que accedo se encuentra protegida. Entre las vulnerabilidades y amenazas que podemos mencionar se encuentran:
- Computadoras y celulares/tablets sin cifrado (encriptación que protege los dispositivos)
- Backups insuficientes y sin planificación
- Equipos sin actualizaciones ni software de seguridad
- Pérdida de dispositivos
- Virus/explotación de vulnerabilidades/ingeniería social
Cómo mitigar los riesgos
Identificación de activos de información
La priorización de la jerarquía y criticidad de la información es clave para poder protegerla adecuadamente y ahondar en las inversiones necesarias.
Backups
Dentro del dispositivo que genera la información, en otros servidores locales y en la nube, es fundamental hoy día contar con una política de resguardo acorde a la información que se busca salvaguardar.
Revisión de permisos y autenticación de usuarios
Tener una clara visión panorámica de la estructura jerárquica del equipo permite determinar quién tiene acceso a qué activo de información, y evita eventuales filtraciones.
Adaptación de los procedimientos internos y manual de operaciones
Cada cambio de paradigma, como en este caso, necesita de una adaptación de nuestros procedimientos internos, sean esto formales (en forma de manuales) o informales. Es muy recomendable aprovechar este tiempo para re-pensar si todo lo que hacemos es realmente necesario, o lo hacemos porque siempre lo hicimos así y hay cambios que pueden ayudarnos a enfrentar los nuevos desafíos.
Elaborar un plan de contingencia
Puede ser sencillamente una lista de las cosas que hay que hacer llegado el caso de que nuestro servidor o sitio principal no se encuentren disponibles, junto con un listado de los responsables de cada tarea y sus contactos personales. Pero es fundamental que tengamos previamente diseñado un proceso en caso llegue a ser necesario, teniendo en cuenta cómo se adapta hoy día al acceso remoto desde múltiples lugares.
Verificación periódica de avances y sugerencias
Y claro, todos estos puntos y modificaciones generan incertidumbre y nuevos requerimientos constantes. Por eso es aconsejable realizar periódicamente una revisión conjunta entre los distintos equipos de la organización, para ver como complementarse y adaptarse más rápidamente a este contexto que día a día nos sorprende con los más diversos desafíos.
